Vous pouvez configurer un message d’absence sur WhatsApp Business en ouvrant l’application, puis en allant dans « Paramètres », en ouvrant « Outils professionnels » et en appuyant sur « Message d’absence ». Activez l’interrupteur, saisissez votre réponse automatique et enregistrez les modifications. Vos clients reçoivent ainsi immédiatement une réponse lorsque vous êtes fermé ou momentanément indisponible.
Les intitulés exacts des menus peuvent légèrement différer entre un iPhone et un téléphone Android. En plus du texte lui-même, une planification intelligente et la sélection de destinataires spécifiques vous permettent de choisir précisément qui verra votre message d’absence professionnel. Utilisez des exemples de messages directement copiables pour configurer dès aujourd’hui votre message d’accueil automatique de manière professionnelle.
Comment configurer un message d’absence automatique sur WhatsApp Business ?
Où trouver les boutons exacts pour activer cette fonction sur votre appareil ? Commencez par vous assurer que l’application WhatsApp Business dédiée est installée. En effet, l’application classique ne propose pas cette fonction de message automatique. Suivez ensuite ces étapes pour configurer votre message d’absence :
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Ouvrez l’application et accédez aux paramètres. Sur un iPhone (iOS), appuyez sur « Réglages » en bas à droite. Sur Android, appuyez sur les trois points en haut à droite, puis sur « Paramètres ».
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Sélectionnez « Outils professionnels » ou « Outils pour entreprises » dans le menu, puis appuyez sur « Message d’absence ».
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Activez l’interrupteur à côté de « Envoyer un message d’absence » pour activer réellement la fonction.
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Modifiez le texte par défaut pour créer votre propre réponse automatique et configurez votre planning. N’oubliez pas d’appuyer sur « Enregistrer » en haut à droite, sinon votre WhatsApp professionnel n’enverra rien.
Configurer la planification et les destinataires de votre message d’absence
Vous disposez de 1024 caractères maximum pour votre message, mais le moment d’envoi et le public cible sont tout aussi importants. Au-delà du contenu, il est essentiel de définir quand le message sera envoyé et à qui. Un mauvais réglage peut en effet entraîner l’envoi de messages automatiques indésirables à vos clients fidèles.
Quelle programmation choisir ?
Le vendredi après-midi, vous fermez votre ordinateur portable et ne souhaitez répondre à aucun message professionnel jusqu’au lundi matin. Ou vous partez deux semaines en vacances et laissez votre téléphone professionnel à la maison. Pour ces situations, WhatsApp Business propose une programmation adaptée. Vos clients savent ainsi immédiatement à quoi s’attendre.
| Option de planification | Comment ça marche | Quand choisir ceci ? |
|---|---|---|
| En dehors des heures d’ouverture | Le message est envoyé uniquement en dehors de vos horaires de bureau définis. | Idéal pour un usage quotidien. Les clients reçoivent une réponse immédiate le soir ou le week-end. |
| Planning adapté | Vous choisissez vous-même une date et une heure précises de début et de fin. | Parfait pour une période spécifique, comme des vacances ou un long week-end. |
| Toujours expédié | Chaque message entrant reçoit immédiatement cette réponse automatique. | Pratique lorsque vous êtes totalement injoignable pendant une longue période et que chacun doit recevoir une réponse immédiate. |
Qui reçoit le message ?
Choisissez avec soin les personnes qui recevront votre réponse automatique. Vous ne voulez évidemment pas qu'un fournisseur régulier ou un partenaire commercial reçoive exactement le même message d'absence trois fois par week-end. WhatsApp Business vous propose donc trois options pour définir les destinataires :
Avec le réglage « Tout le monde », chaque numéro qui vous envoie un message reçoit immédiatement votre réponse. Cette option est idéale si vous souhaitez informer à la fois les nouveaux prospects et vos contacts existants de votre absence.
Utilisez « Tout le monde sauf... » pour exclure certaines personnes. Vous pouvez ainsi facilement écarter des clients réguliers, des collègues ou des membres de votre famille de la réponse automatique. Cela évite bien des désagréments.
Cochez « Envoyer uniquement à... » si vous souhaitez envoyer le message exclusivement à un groupe sélectionné. Les autres contacts ne verront alors absolument rien de votre message d'absence.
Peux-tu donner un exemple de message d'absence sur WhatsApp ?
Un bon message d'absence est court et indique immédiatement à l'expéditeur quand vous serez à nouveau joignable. L'application vous permet d'utiliser jusqu'à 1024 caractères, mais en pratique, personne ne lit un long texte. N'hésitez pas à copier ces exemples pour votre WhatsApp professionnel :
Pour les soirées et les week-ends en dehors des heures d'ouverture, il est préférable d'indiquer clairement le prochain jour ouvré : « Merci pour votre message ! Nous sommes actuellement fermés. Nous vous répondrons le prochain jour ouvré. En cas d'urgence, écrivez à [e-mail]. »
Pendant les vacances, associez vos horaires adaptés à ce texte : « Merci pour votre intérêt ! Nous sommes absents jusqu'au [date] en raison des vacances. Nous répondrons à votre message dans les meilleurs délais à notre retour. »
Vous êtes en réunion ou très occupé ? Envoyez alors cette confirmation de réception rapide pendant la journée : « Bonjour ! Nous avons bien reçu votre message. Comme nous sommes actuellement en réunion, nous vous répondrons dans les 24 heures. »
Vous traitez chaque jour de nombreux messages WhatsApp professionnels à votre bureau ? Placez alors votre appareil sur un support de bureau stable, par exemple de Mobigear ou iOttie. Cette solution est bien plus ergonomique que de prendre constamment le téléphone pour lire l'écran ou saisir du texte.
Pourquoi mon message d’absence ne fonctionne-t-il pas ?
Peut-on configurer un message d’absence via WhatsApp classique ?
Non, cette fonctionnalité fonctionne uniquement sur l’application spéciale WhatsApp Business, et non sur votre WhatsApp personnel. Si vous ne voyez la fonctionnalité nulle part dans votre menu, vous utilisez probablement la version classique. Dans ce cas, téléchargez d’abord l’application professionnelle via le Google Play Store ou l’Apple App Store.
Mon téléphone a-t-il besoin d'une connexion Internet pour envoyer une réponse automatique ?
Oui, sans connexion Wi-Fi ou 4G/5G active, votre téléphone ne peut pas envoyer de réponses automatiques. Vérifiez donc toujours que votre connexion Internet est active. L'appareil doit être en ligne pour recevoir les messages entrants et renvoyer immédiatement le texte que vous avez configuré.
Pourquoi l'application n'envoie-t-elle pas mon message lorsque mon écran est éteint ?
Cela est généralement dû au fait que le mode d'économie d'énergie de votre téléphone est activé. Ce mode bloque souvent les activités en arrière-plan afin d'économiser la batterie. WhatsApp est alors mis en pause en arrière-plan, ce qui empêche le système d'envoyer le message d'absence.
Pourquoi l'option « en dehors des heures d'ouverture » ne fonctionne-t-elle pas ?
Cela se produit lorsque vos horaires d'ouverture ne sont pas correctement renseignés dans votre profil professionnel. Assurez-vous que ces horaires sont exacts lorsque vous utilisez l'option « En dehors des heures d'ouverture ». Sans horaires indiqués, l'application ne sait tout simplement pas quand votre entreprise est fermée et le message reste en attente.
Vous avez maintenant configuré un message d'absence professionnel via les paramètres de WhatsApp Business. Grâce à un texte clair, une planification adaptée et un public ciblé, vos clients savent exactement à quoi s'attendre lorsque vous êtes momentanément absent. Cela permet d'emblée de définir les bonnes attentes.
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